Immatriculation des copropriétés

Cette démarche doit être accomplie au plus tard le 31 décembre 2018.

Les nouvelles copropriétés, comme celles créées après la vente en l’état futur d’achèvement de logements ou la vente par un propriétaire unique d’au moins un logement (vente HLM, …), doivent être immatriculées depuis le 1^er janvier 2017, au fur et à mesure de la publication de leur règlement de copropriété et de leur état descriptif de division au fichier immobilier (ou au livre foncier pour les départements d’Alsace ou de Moselle).

Une fois l’immatriculation initiale réalisée, le représentant légal de la copropriété, en général le syndic, doit chaque année actualiser les informations financières du registre au plus tard deux mois après la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’année précédente sont approuvés. À l’occasion de cette transmission d’informations, il est possible d’actualiser d’autres informations, comme par exemple l’étiquette énergétique du ou des immeubles de la copropriété à la suite d’un audit énergétique.

Dans la plupart des cas, le syndic immatricule les copropriétés dont il assure la gestion. Le copropriétaire n’a donc pas à faire cette démarche lui-même.

Lorsque la gestion de la copropriété est assurée par un ou plusieurs copropriétaires en tant que syndic bénévole ou de manière coopérative (syndicat coopératif), les démarches sont réalisées par les copropriétaires qui assurent la fonction de syndic.

Les copropriétés nouvellement créées sont immatriculées par le notaire qui a établi et publié le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.

Lorsqu’elle fait l’objet d’une procédure judiciaire à la suite de difficultés financières ou en cas de carence du syndic, la copropriété peut être immatriculée par le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire désigné par le tribunal.

L’immatriculation s’effectue auprès du registre des copropriétés sur une plateforme sécurisée accessible sur Internet en trois étapes :

• d’abord, la personne chargée d’immatriculer la copropriété (syndics, notaires, …) doit s’inscrire pour créer un compte personnel ;
• puis, elle doit renseigner toutes les rubriques du formulaire d’immatriculation comme l’identité de la copropriété (nom, adresse, date de création, nombre de lots, nom et statut du syndic), ses finances sur la base des dépenses effectivement réalisées et approuvées par l’assemblée générale, son bâti (nombre de bâtiments avec l’étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs, type de chauffage, période de construction) et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires à l’encontre de la copropriété (arrêté de travaux sur les parties communes, difficultés financières justifiant la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’une administrateur judicaire, carence du syndic) et fournir en pièce jointe un document justifiant son statut de représentant légal (PV d’AG, contrat de syndic, PV du conseil syndical) ;
• enfin, l’immatriculation s’achève par la communication d’un numéro par copropriété (attribué au syndicat de copropriété). Ce numéro devra être mentionné lors de toute demande de subventions publiques ou de la vente d’un lot dans la copropriété.

Si vous êtes syndic bénévole, vous devrez saisir les informations concernant votre identité (civilité, nom, prénom), votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, ainsi que votre adresse postale. 

Une fois ces données saisies, vous recevrez un courrier électronique pour définir un mot de passe puis un code d’activation (adressé par courrier postal). Voir le tutoriel "Créer son compte"

Dès que le compte est activé, vous transmettrez le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale, justifiant votre statut de représentant légal de la copropriété. Voir le tutoriel " Activer son compte". 

Il faut ensuite renseigner les données suivantes dans le formulaire. Voir le tutoriel "Immatriculer une copropriété"  : 

• les informations sur l’identité de la copropriété (nom, adresse, références cadastrales, la date du règlement de copropriété, le statut juridique du syndicat des copropriétaires, le nombre et la nature des lots de copropriété) 
• les informations sur les procédures dont le syndicat fait éventuellement l’objet :
  • procédures judiciaires : nomination d’un mandataire ad hoc, d’un administrateur provisoire ou procédure de carence du syndicat,
  • procédures administratives : arrêtés prescrivant des travaux sur parties communes et pris au titre du code de santé publique ou du code de la construction et de l’habitation,
• les données financières suivantes : la date de début et de fin de l’exercice comptable, la date de l’assemblée générale approuvant les comptes. Chaque année, à l’issue de l’exercice comptable, certaines données résultant des annexes comptables doivent être actualisées : montant des charges pour opérations courantes, pour travaux et opérations exceptionnelles, montant des impayés des copropriétaires leur nombre (sauf les copropriétés de moins de 10 lots avec un budget prévisionnel inférieur à 15 000 € qui ne sont pas tenues de renseigner ces deux dernières données), montant du fonds de travaux, présence de personnels employés par le syndicat de copropriétaires ;
• les données sur le bâti (la période de construction, le nombre de bâtiment et leur étiquette énergétique, le type de chauffage et l’énergie utilisée, le nombre d’ascenseurs).

Un numéro d’immatriculation est alors attribué à la copropriété, après contrôle de la demande d’immatriculation par l’Anah. Ce numéro d’immatriculation doit être mentionné dans la promesse ou l’acte de vente d’un lot de copropriété.

Plus d'informations sur l'immatriculation d’une copropriété gérée par un syndic bénévole

La démarche d’immatriculation auprès de l’Anah est gratuite.

Le syndic peut demander des honoraires hors du forfait de gestion courante pour l’immatriculation initiale, compte tenu du temps passé. Les mises à jour des données sont comprises dans le forfait.

Le numéro d'immatriculation obtenu auprès du registre national est indispensable pour :

• vendre un ou plusieurs lots dans la copropriété, le numéro d’immatriculation devant être mentionné dans l’acte notarié. Si la copropriété n’a pas été immatriculée au moment de la vente, le notaire chargé d’établir l'acte procède d'office à son immatriculation. Les frais engagés par le notaire sont à la charge du syndic défaillant ou, si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat, de la copropriété ;
• demander des subventions publiques.

D’autres acteurs peuvent également demander le numéro d’immatriculation pour s’assurer de l’existence de la copropriété.

Lorsque le syndic n’a pas immatriculé la copropriété au plus tard le 31 décembre 2018, il peut être tenu de verser au registre national une astreinte de 20 € maximum par lot et par semaine jusqu’à la complète transmission ou l’actualisation des données. Cette sanction est appliquée après qu’une mise en demeure restée sans effet pendant un mois ait été adressée au syndic par le teneur du registre, un copropriétaire ou par toute personne qui y a un intérêt.

Le montant de l’astreinte ne peut pas être facturé par le syndic aux copropriétaires sauf dans le cas où le syndic est bénévole.

Le registre est un outil de référencement des copropriétés. Le numéro d’immatriculation est nécessaire pour les ventes et les demandes de subventions publiques. Il peut aussi être utilisé par d’autres acteurs.

Il est possible d’extraire du registre la fiche synthétique de la copropriété qui doit obligatoirement être établie chaque année par le syndic (pour les copropriétés de plus de 200 lots, depuis le 1^er janvier 2017, pour les copropriétés entre 200 et 50 lots depuis le 1^er janvier 2018 et pour les autres, à compter du 1^er janvier 2019).

Le registre national est également un outil de connaissance du parc des copropriétés qui permettra d’adapter, de mettre en place et d’évaluer les politiques publiques en matière de copropriété ou de résorption de l’habitat indigne par exemple.

Depuis le 1^er juillet 2017, toute personne peut obtenir le numéro d’immatriculation, le nom, l’adresse, la date de création, le nom du syndic le cas échéant, la nature et le nombre de lots pour les copropriétés immatriculées. Ces informations sont librement consultables sans formalités préalables dans l’annuaire des copropriétés sur le site du registre.

D’autres personnes ont également accès aux données du registre d’immatriculation :

• l’État et des établissements publics de l’État chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, pour toutes les données détenues par le registre national ;
• les collectivités territoriales et leurs groupements lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, pour les informations relatives aux copropriétés situées sur le territoire qu’elles administrent ;
• les notaires, pour l’ensemble des données des copropriétés immatriculées auprès du registre ;
• les syndics en cours de mandat et des administrateurs provisoires, pour l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.

Les droits d'accès et de rectification prévus dans le cadre de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 s'exercent auprès du registre national des copropriétés.