Le déroulement de l'assemblée générale de copropriété

La feuille de présence comporte :

• des personnes présentes physiquement à l’AG (copropriétaires, mandataires),
• des copropriétaires ayant voté par correspondance ;
• des personnes (copropriétaires, mandataires) participant à l'AG par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Elle est établie par le syndic sous forme papier ou électronique et doit être signée par chacune des personnes présentes physiquement au début de l’AG.

Que doit comporter la feuille de présence ?

Elle indique le nom, le domicile et les tantièmes de chaque copropriétaire. Elle doit être signée par tous les présents physiquement à l'AG. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence.

Qui vérifie la feuille de présence ?

Le président de séance, élu par l’assemblée générale, vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

Ce document constitue une annexe au Procès-verbal (PV) avec lequel elle est conservée. Elle peut être tenue sous forme électronique à condition que son auteur puisse être identifié et qu’elle soit établie et conservée dans des conditions de nature à en assurer l’intégrité. À défaut d’établissement de la feuille de présence, l’AG est nulle.

Au début de la réunion, les copropriétaires désignent le président de séance et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l'imposent). Cette désignation est faite à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés).

Pendant l’AG, le secrétariat est assuré par le syndic mais l'assemblée générale peut toutefois désigner un copropriétaire comme secrétaire de séance.

Les copropriétaires se prononcent sur les points inscrits à l’ordre du jour par un vote, le plus souvent à main levée. Ils peuvent voter "POUR" ou "CONTRE" chaque décision ou s’abstenir de voter. 

Chaque copropriétaire a un nombre de voix qui correspond à ses tantièmes c’est-à-dire à sa quote-part de parties communes. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

Pour que la résolution soit adoptée, elle doit recueillir une majorité (simple, absolue, double ou unanimité) en fonction de l’objet du vote. Il n’est pas possible de voter sur des points qui ne seraient pas inscrits à l’ordre du jour, mais rien n’empêche les copropriétaires d’examiner sans qu’une décision soit prise les questions non inscrites à l'ordre du jour. En général, un temps consacré aux questions diverses est consacré à la fin de l’AG.

Lorsque les copropriétaires se prononcent sur la réalisation de travaux sur les parties communes ou sur des équipements communs à la copropriété, la rémunération du syndic doit être décidée en même temps.

À la fin de la réunion, le président lève la séance et le procès-verbal est signé par le syndic (ou par un copropriétaire lorsqu’il assure le secrétariat de séance), le président et les éventuels scrutateurs.

Qui rédige le PV d'AG ?

Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'AG en décide autrement. À ce titre il rédige le PV de séance qui constate les décisions prises en AG.

Que comporte le PV d'AG ?

Le PV ne reprend pas le détail des discussions : il comporte le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour. Il doit indiquer le nom des copropriétaires opposants, abstentionnistes ou défaillants et leur nombre de voix. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal en fait état.

Qui signe le PV d'AG ?

Le PV est authentifié par la signature du président de séance, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.
Le PV peut être établi dès la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’AG par le président de séance, le secrétaire ou par le ou les scrutateurs. 

Comment et à qui le PV d’AG est-il adressé ?

À l'issue de l'AG, le syndic notifie les décisions de l'AG (en pratique une copie du PV) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants et au représentant légal de la société lorsqu’un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants.

Ce PV est accompagné de la reproduction de l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Cette notification est faite par lettre recommandée avec avis de réception ou électronique (sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire) et doit intervenir dans le mois qui suit la tenue de l'AG.

En général, le syndic adresse également le PV par lettre simple à tous les autres copropriétaires.
Les décisions prises en AG relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un PV abrégé, affiché dans les parties communes de l'immeuble à destination des occupants (propriétaires occupants, bailleurs, locataires ou occupants à titre gratuit).

Les copropriétaires qui se sont opposés aux votes de l'AG et les copropriétaires défaillants, c'est-à-dire absents, non représentés ou dont le vote par correspondance n’a pas été comptabilisé en raison de la modification de la résolution en cours de séance, peuvent agir en contestation des décisions de l'AG dans un délai de deux mois à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire.

L'action en contestation est introduite par le dépôt d’une assignation devant le tribunal judiciaire du lieu de la situation de l'immeuble, ce qui suppose l'intervention d'un avocat (consultez l’annuaire des avocats du Conseil national des barreaux). Ce recours nécessite d’établir que les règles légales d'organisation, de fonctionnement et de prise de décisions de l'AG n'ont pas été respectées.

Le syndic doit afficher dans les parties communes la date de la prochaine assemblée générale.  Il doit indiquer la possibilité pour les copropriétaires de faire inscrire une question à l’ordre du jour. L’affichage doit se faire dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour. 

Les décisions prises par l’AG doivent également être affichées dans les parties communes lorsque ces décisions ont des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble ou sur les charges (par exemple des travaux de ravalement qui rendent temporairement inaccessible un jardin collectif ou des coupures d’eau à l’occasion de travaux sur les canalisations). Il est également possible d’être informé par un document déposé dans la boite-au-lettre ou par tout autre moyen habituellement utilisé dans la copropriété.

Cette information est assurée par le syndic auprès de tous les occupants de la copropriété (bailleurs, locataires, propriétaires occupants, ...) dans les trois mois après la tenue de chaque assemblée générale.