La convocation à l'assemblée générale de copropriété

Le syndic

Le syndic est tenu de convoquer au moins une fois par an, et à chaque fois qu'il le juge utile, une AG réunissant l’ensemble des copropriétaires (modèle de courrier).

Dans certains cas, le syndic peut être obligé de convoquer l’AG lorsque le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires) lui demande. Votre règlement de copropriété peut prévoir un nombre inférieur de voix.

Plus d'informations sur le syndic de copropriété

Le président du conseil syndical

La convocation peut également être effectuée par le président du conseil syndical lorsqu’après avoir mis en demeure le syndic, celui-ci ne donne pas suite au cours des huit jours qui suivent (modèle de courrier).

Dans ce cas, à l'expiration des huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer une AG (modèle de courrier).

Plus d'informations sur le conseil syndical

Les copropriétaires

L'AG peut être convoquée par un ou par plusieurs copropriétaires dans les situations suivantes et sous réserve de respecter certaines formalités :

• en l’absence de conseil syndical, de membres du conseil syndical désignés par les copropriétaires ou d’inaction du président du conseil syndical, si le syndic ne convoque pas d’AG, après une mise en demeure restée infructueuse pendant huit jours, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal judiciaire de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera lui-même l'AG. Cette action nécessite cependant d’être représenté par un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété (consultez l’annuaire des avocats du Conseil national des barreaux) ;
• lorsque la copropriété est dépourvue de syndic et qu’en conséquence, aucune AG n’a pu être organisée, tout copropriétaire peut convoquer l’AG (modèle de courrier).
  Si les copropriétaires ne convoquent pas d’AG, tout intéressé peut saisir le président du tribunal judiciaire pour qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété, notamment chargé de convoquer l'assemblée des copropriétaires et de désigner un syndic. Cette action nécessite cependant d’être représenté par un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété ;
• lorsqu’aucun syndic n’a été désigné au cours d’une AG (notamment en cas de désaccord), un ou plusieurs copropriétaires(*) peuvent saisir le président du tribunal judiciaire pour qu’il convoque une AG et nomme un syndic. Cette action nécessite cependant d’être représenté par un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété.

(*) - L’AG peut aussi être convoquée par le maire de la commune où se situe la copropriété ou par le président de l’Établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat.

Il comporte la liste des questions ou des points qui seront soumis au vote des copropriétaires pendant la séance.

Tout copropriétaire ou le conseil syndical peuvent, à tout moment, demander au syndic d’inscrire une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de l'AG. Le syndic doit les porter à l'ordre du jour de la prochaine AG. Toutefois, si compte tenu de la date de réception de la demande d’inscription à l’ordre du jour, la ou les questions ne peuvent être inscrites à cette AG, le syndic les reportera à l'AG suivante. La demande d’inscription d’une question supplémentaire doit lui être notifiée par LRAR. Chaque question doit être précise et rédigée de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif (modèle de courrier).

• L'indication du lieu(*), de la date et de l'heure de la réunion de l'assemblée.
• Un formulaire de vote par correspondance respectant un modèle type doit être joint à la convocation. 
• L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'AG. Chaque question doit être rédigée sans équivoque et devra faire l'objet d'un vote séparé. Seules les questions prévues à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote, les autres peuvent seulement être discutées. L'indication du lieu et de la ou des dates de consultation des pièces justificatives des charges (jours et heures).
• Toutes les pièces permettant aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises. Ces pièces font l'objet d'uneliste réglementée :
  • certaines conditionnent la validité de la décision. Il s’agit notamment des projet de contrats et devis pour les travaux à voter, du contrat de syndic conformément à un modèle type, de l'état financier du syndicat de copropriété et du projet du budget présenté avec les comparatifs de l'exercice précédent (ces documents comptables doivent être conformes à un modèle type ;
  • d'autres pièces sont quant à elles, nécessaires à l'information du copropriétaire comme par exemple, les annexes du budget prévisionnel, l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire, l'avis du conseil syndical (lorsque sa consultation est obligatoire), le compte rendu de l'exécution de sa mission et le rapport du conseil syndical lorsqu’une délégation de pouvoir prendre certaines décisions lui a été confiée.

(*) - L’AG a lieu dans la commune où se situe la copropriété mais le règlement de copropriété peut prévoit d’autres règles. Consultez votre règlement.

Qui peut être mandataire ?

Un copropriétaire peut donner mandat pour être représenté à l'AG (appelé aussi "pouvoir de représentation à l’assemblée générale"). 
Le choix du mandataire est libre, que ce mandataire soit ou non membre du syndicat. 
Toute clause du règlement de copropriété qui restreindrait la liberté de choix des copropriétaires est nulle. 

Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote sauf dans les deux situations suivantes :

• si le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat ;
  Ou
•  s’il participe à l’AG d’un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.

Il est également possible de mandater, pour une durée d’un an, le président du conseil syndical secondaire pour représenter les copropriétaires à l’AG du syndicat principal.
Cette décision est prise à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires).

Qui ne peut pas être mandataire ?

Ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire lors de l’AG :

• le syndic, son conjoint, son concubin, son partenaire de PACS ;
• les ascendants et les descendants du syndic (petits-enfants, enfants, parents, grands-parents, etc.) et ceux de son conjoint, de son  partenaire de PACS ou de son concubin ;
• les préposés du syndic, ainsi que leur conjoint, concubin ou partenaire de PACS ;
• les ascendants et descendants (petits-enfants, enfants, parents, grands-parents, …) des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Contenu du mandat

Le mandat doit être écrit, rédigé en termes généraux ; il autorise le mandataire à voter au cours de l’AG au nom du copropriétaire qu’il représente.
Le mandat peut être donné :

• avec instructions de vote (modèle de courrier) 
• ou sans instruction de vote (modèle de courrier).