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Gestion comptable des copropriétés

N° 2005-15 / A jour au 17.10.08

Avant la loi SRU, la dimension comptable des copropriétés n'avait jamais été véritablement abordée. Jusque-là, les obligations comptables en copropriété étaient très limitées. Le syndic devait tenir pour chaque copropriété une comptabilité séparée faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat. Il devait également à l'occasion du vote de l'assemblée générale sur l'approbation des comptes présenter le compte des recettes et des dépenses de l'exercice écoulé, un état des dettes et des créances, la situation de trésorerie et le montant du solde du compte bancaire séparé. En tout état de cause, le syndic n'était soumis à aucune règle spécifique quant à la tenue de la comptabilité de la copropriété. Seule une recommandation de la commission relative à la copropriété de 1991, sans aucune force obligatoire préconisait l'adoption d'une terminologie commune et une présentation des comptes uniforme.

La loi SRU a complété ces dispositions en exigeant l'application des principes de la comptabilité d'engagement et le respect d'un plan comptable spécifique, normalisé.

Les règles comptables spécifiques s'imposant aux syndicats de copropriétaires (règles de tenue des comptes et règles de présentation des comptes aux copropriétaires pour approbation) sont définies par le décret et l'arrêté du 14 mars 2005.

Depuis le 1er janvier 2007 (loi ENL du 13.7.06), les comptes du syndicat de copropriété doivent être tenus conformément à ces règles.

Champ d'application

Il s'agit de règles comptables qui s'appliquent à la comptabilité des syndicats de copropriété et non à la comptabilité du syndic, ni à celle des unions de syndicats ou des associations syndicales, sauf si elles s'y soumettent volontairement.

Ces règles comptables s'appliquent à tous les syndicats de copropriétaires.

Toutefois, une dérogation est prévue au profit des petites copropriétés (en raison de leur nombre de lots et de la valeur de leur budget prévisionnel). Leurs obligations comptables sont allégées.

Les obligations auxquelles le syndic doit se conformer pour la tenue de la comptabilité du syndicat

La loi prévoit que le syndic doit nécessairement tenir une comptabilité d'engagement 

Les charges et produits sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic, indépendamment de leur règlement. Les textes d'application précisent dans le détail les règles devant être respectées par le syndic pour l'enregistrement comptable des opérations dans le temps.
Le décret définit également les notions de charges et produits, en distinguant les charges et produits pour opérations courantes et les charges et produits pour travaux et opérations exceptionnelles. Ceci est la suite logique de la ventilation entre les dépenses courantes qui doivent faire l'objet d'un budget prévisionnel (loi du 10.7.65 : art. 14-1) et les autres dépenses :

  • les charges constatées pour les opérations courantes sont les sommes versées ou à verser en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat.
    Les produits constatés pour les opérations courantes sont les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant ainsi que les produits divers affectés aux opérations courantes ;
  • les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles sont les sommes versées ou à verser pour les travaux décidés par l'assemblée générale parmi ceux listés par le décret de mai 2004 comme étant hors budget prévisionnel (loi du 10.7.65 : art. 14-2). Elles comprennent également les sommes dont le recouvrement semble compromis notamment en raison de l'insolvabilité d'un débiteur de la copropriété.
    Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles sont les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l'obligation de payer les dépenses relatives à ces travaux mais aussi les emprunts, indemnités d'assurance, subventions, loyers, ou produits divers issus de placements.

Le syndic doit en outre impérativement respecter la nomenclature des comptes prévue par l'arrêté et les règles d'utilisation de ces comptes

La nomenclature est constituée d'une liste de comptes classés et numérotés (exemples : "provisions pour travaux décidés", "subventions accordées en instance de versement", "factures parvenues", "remboursement d'annuités d'emprunt"… etc). Toutefois, lorsque les comptes prévus par la nomenclature ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire. Il ne peut en aucune façon appliquer les règles du plan comptable des entreprises pour détailler le plan comptable spécifiquement établi pour les copropriétés.

Les écritures sont passées selon le système dit " en partie double " ; tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

Les copropriétés de moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces et dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15.000 € ne sont pas tenues à une comptabilité en partie double et peuvent donc constater leurs engagements en fin d'exercice.

Il s'agit d'une simple faculté ouverte à ces petits syndicats de copropriétaires, ceux-ci pouvant décider de tenir une comptabilité d'engagement.

Il faut noter que ne sont pas prises en compte dans l'évaluation de la situation financière du syndicat les dépenses pour travaux importants (dépenses hors budget).

Les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises, dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature.
Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l'appuie (date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l'appel de fonds et son objet…). Les pièces justificatives doivent être des originaux, être datées et comporter le nom et l'adresse de l'immeuble.
La date à laquelle le paiement est intervenu peut être mentionnée sur les factures, mémoires et situations.
Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre à la date d'arrêté des comptes.
Aucune compensation ne doit être effectuée entre les comptes dont le solde est débiteur et les comptes dont le solde est créditeur.

Les versements des copropriétaires sont affectés, à défaut d'indication contraire, au règlement de la dette la plus ancienne.

Le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire en 4 rubriques :

  • créances sur opérations courantes ;
  • créances sur travaux hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles ;
  • créances sur avances ;
  • créances sur emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires.

L'assemblée générale peut décider que cette ventilation s'effectue dès l'enregistrement des opérations.

Le syndic tient le livre journal (document dans lequel sont enregistrées chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat) et le grand livre des comptes (regroupant l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération).

Ces documents peuvent être tenus sur support informatique, à condition que les moyens utilisés apporte une garantie suffisante en matière de preuve.
Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.

Le syndic édite deux balances générales des comptes, l'une selon la nomenclature comptable prévu par l'arrêté, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux documents sont en concordance.
Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l'adresse de l'immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l'exercice comptable auquel ils se rapportent.
Le syndic tient à disposition, à l'occasion de toute vérification le grand livre, le livre journal, les deux balances et le cas échéant les journaux auxiliaires.

Le syndic conserve les documents comptables de chaque syndicat

Le syndic doit conserver pendant 10 ans les pièces justificatives de chaque écriture comptable, (sauf dispositions expresses contraires).
En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces sont transmis au successeur, à charge pour le syndic sortant d'effectuer des copies afin de pouvoir justifier des opérations comptables qui lui incombaient.

Les règles de présentation des comptes aux copropriétaires pour approbation

A la fin de l'exercice comptable qui est de douze mois, l'assemblée générale des copropriétaires doit approuver les comptes, voter le budget prévisionnel et voter les dépenses pour travaux hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l'exercice.

Pour le premier exercice, l'assemblée générale fixe la date de clôture des comptes et la durée de cet exercice qui ne pourra excéder 18 mois.
L'assemblée peut modifier la date de clôture (un délai minimum de 5 ans doit être respecté entre deux décisions modifiant la date de clôture).

Pour leur approbation par le syndicat, les comptes arrêtés à la clôture de l'exercice doivent faire l'objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires sous forme de tableaux conformes à des modèles type (figurant en annexe du décret). Les comptes doivent être présentés aux copropriétaires avec le budget voté correspondant et comparatif des comptes de l'exercice précédent.

Les documents de synthèse sont les suivants :

  • l'état financier (c'est la présentation des créances et des dettes : il comporte la situation de trésorerie et fait apparaître le montant des emprunts restant dus) ;
  • le compte de gestion général (c'est la présentation des charges et produits de l'exercice : il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles). Les charges pour opérations courantes et les charges pour dépenses hors budget sont présentées par nature (" achats de matières et fournitures ", " services extérieurs ", " frais d'administration "…) et par catégories de charges telles que définies par le règlement de copropriété (exemple : charges communes générales, charges d'eau froide, charges de chauffage … ).
    Pour l'approbation des comptes, le total des charges réparties par nature doit être le même que le total des charges présentées par catégories de charges de copropriété ;
  • l'état des travaux hors budget prévisionnel et des opérations exceptionnelles, votés, non encore clôturés à la fin de l'exercice ; il fait apparaître en fin d'exercice le " réalisé " et le " prévisionnel " de chaque opération.

Les excédents ou insuffisances des charges et produits sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges. Pour les travaux hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles, la répartition ne peut intervenir qu'à la clôture définitive de chacune des opérations concernées.

Les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations courantes font l'objet d'un budget prévisionnel, soumis au vote des copropriétaires. Ils sont présentés dans un tableau récapitulatif, conforme à un modèle-type.

Les tableaux sont conservés avec copie du procès-verbal de l'assemblée générale qui approuve les comptes et vote le budget prévisionnel.

Textes officiels

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